So gelingt Prozessoptimierung
Prozessoptimierung – das Wort ist in Unternehmen in aller Munde. Und doch ist es ein Themenbereich, der häufig nicht so richtig greifbar ist. Was bedeutet Prozessoptimierung genau? Wo fängt man an, an welcher Stelle hört man auf? Welche Schritte muss ich gehen und lohnt sich das für meine Unternehmensgröße überhaupt?
Um euch Antworten auf diese und viele weitere Fragen rund um das Thema Prozessoptimierung zu liefern, hatten wir am 23. März Christine Knopf von der Dachdeckerei & Zimmerei Knopf als Referentin zum Netzwerktreffen nach Biberach an der Riß eingeladen. Denn Christine hat sich vor 6,5 Jahren dem Thema gestellt, sich weitergebildet und parallel zahlreiche Prozesse in ihrem Betrieb beleuchtet, von links nach rechts gekrempelt, definiert, verschlankt und optimiert.
Und da es so viele Fragen gab und das Netzwerktreffen gut besucht war, bieten wir die Veranstaltung nochmal digital an:
Wann? Am 23. Mai von 19-21 Uhr! Hier findest du alle Infos und auch die Anmeldung. Die Teilnahme kostet 41,65 Euro.
Einen ersten Blick ins Thema geben wir dir im folgenden Blogbeitrag:
Inzwischen ist Christine ausgebildete Qualitäts-Coach, der Betrieb als Unternehmen mit dem Qualitätssiegel ServiceQualität Deutschland ausgezeichnet (wohlgemerkt als einziger Dachdeckerbetrieb im Umkreis), viele Prozesse sind klar definiert, der Betrieb sucht sich seine Kunden aus, verdient schon an Angebotserstellung und die Mitarbeitenden kommen wieder motiviert zur Arbeit – auch dank Einführung einer 4-Tage-Woche vor 3 Monaten.
Während des 90-minütigen Interviews hatte unsere Moderatorin nicht wirklich viel zu tun – denn die 20 Teilnehmerinnen löcherten Christine mit ihren Fragen. Und Christine hat geantwortet – sehr offen, sehr ehrlich, sehr authentisch!
Servicekette Angebotserstellung
Angefangen hat Christine mit der Angebotserstellung – jetzt setzt sie wertvolle Filterfragen ein
Einer der ersten Prozesse, den Christine 2016 angefasst hat, war die Angebotserstellung. Dieser Prozess startet für sie bereits bei der Telefonannahme. Ihr war wichtig, dass sich alle gleich am Telefon melden, dass die Kunden stets freundlich, aber auch effizient durch das erste Kontaktgespräch geführt werden. Alle Mitarbeiter*innen haben zunächst eine Telefonschulung erhalten und es wurde ein Formular entwickelt, in dem alle notwendigen Angaben des Kunden aufgenommen werden. Das erspart spätere Rückfragen und ist am Ende fürs Factoring enorm wichtig.
Weitere Neuerung: Christine fragt die Kunden inzwischen generell schon am Anfang, was sie denn gedenken, für ihr Bauvorhaben auszugeben. Das stößt häufig zunächst auf Unverständnis beim Kunden oder Schweigen am anderen Ende der Leitung. Aber sie erklärt dann offen, dass ihr Mann gerne zum Kunden rauskommen und anschließend z. B. eine mitunter sehr teure Terrassendachsanierung anbieten könne. Nicht selten haben Kunden aber ein viel, viel niedrigeres Budget eingeplant. Ein Budget, bei dem Christine von vornherein weiß, dass sie mit ihren Verrechnungssätzen und Materialpreisen niemals den Zuschlag bekommen würde. Wenn dies erst im Nachfass-Anruf erörtert wird, hat Christine wertvolle Arbeitszeit verschenkt. Die Abfrage nach dem geplanten Budget dient also als Filterfrage, eine Optimierung, die sich für sie ausgezahlt hat. Denn so kann sie die wertvolle Arbeitszeit für die Erstellung von wirklich realistischen Angeboten verwenden.
Das Brennpunktthema bei allen: der Fachkräftemangel
Alle suchen, aber kaum jemand findet geeignete Mitarbeiter. Christine hat mit den Teilnehmerinnen offen über Gehälter, Anreizsysteme wie Dienstwagen, Weihnachtsgeld, Firmenausflüge und Grillabende, Stundenverrechnungssätze und die Einführung einer 4-Tage-Woche diskutiert. Christine plädiert für eine transparente Kommunikation mit dem Team. Bei ihr gibt es inzwischen z. B. ein großes Jahresauftakt-Meeting mit allen, bei dem über das wirtschaftliche Ergebnis des vergangenen Jahres, die Sachen, die besonders gut aber auch schlecht gelaufen sind und die Ziele und Wünsche aller für das anstehende Jahr gesprochen wird. Und da kommt zwangsläufig auch immer das Thema Vergütung auf den Tisch. Doch anstatt diese Stellschraube auch in diesem Jahr einfach wieder höher zu drehen, hat Christine einen Alternativvorschlag unterbreitet: die Einführung einer 4-Tage-Woche. Und das kam richtig gut an!
Die Umsetzung war natürlich zunächst mit Arbeit und viel Umstellung in den laufenden Prozessen verbunden, aber die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist sprunghaft gestiegen. Und im nächsten Schritt soll genau damit auch bei der Stellenausschreibung geworben werden – ein USP, mit dem sich ihr Betrieb von denen im Umkreis abheben kann.
Weitere Fragen betrafen diverse Prozessketten querfeldein:
- Wie viele Schulungstage habt ihr pro Jahr? Wie werden diese bezahlt?
- Werden die Schulungen intern oder extern durchgeführt?
- Arbeitet ihr mit Stundenkonto? Wie werden Überstunden vergütet?
- Wie lange und in welchen Abständen fasst ihr bei Angeboten nach?
- Welche Bindungsfristen habt ihr im Angebot?
- Gibt es eine Frist, die ihr euch gesetzt habt, bis wann ein Angebot nach Anfrage erarbeitet werden muss
- Und gab es Probleme bei der Umstellung auf´s Factoring?
Christines Antwort: Kunden, die das Budget haben, haben auch kein Problem mit dem Factoring. Christine hatte keinen einzigen Kunden, der sich über die Einführung des Factoring beschwert hat. Und für sie brachte diese große Vorteile, denn sie hat das Geld nun innerhalb von 2 Tagen nach der Schlussrechnung auf dem Kunden und muss nicht selbst ständig erinnern und mahnen. Dafür zahlt sie gerne auch eine kleine Gebühr.
Nach 90 Minuten mussten wir die lebhafte Diskussion abbrechen, denn das Buffett wartete auf uns – wir hätten locker noch eine weitere Stunden füllen können. Mit ein Grund dafür, warum wir das Netzwerktreffen nun einfach noch mal digital wiederholen werden. So haben noch mehr Frauen die Gelegenheit, von Christines Erfahrungen zu profitieren und sich miteinander auszutauschen.
Wann? Am 23. Mai von 19-21 Uhr! Melde auch du dich jetzt an.
Hier findest du alle Infos und gelangst zur Anmeldung.
